MODALITÉS DE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RGPD
Le Règlement Général Européen relatif à la protection des Données Personnelles « RGPD », entré en vigueur le 25 Mai 2018, impose de nouvelles obligations en matière de traitement de données à caractère personnel.
Le CST d’Oyonnax, dans le cadre de son activité et de sa mission exclusive de prévention, s’engage à protéger et à traiter les données à caractère personnel dans le strict respect de la loi et à assurer leur sécurité (confidentialité, intégrité et disponibilité).
Le présent document définit nos engagements pour la protection des données envers nos adhérents et leurs salariés, en tant que responsable de traitement ou sous-traitant, ainsi que nos fournisseurs et partenaires. Sont précisées, notamment, les conditions de collecte, d’utilisation et de conservation des données à caractère personnel que nous traitons.
Conformément aux dispositions de la Loi Informatique et Libertés du 6 Janvier 1978 et du règlement Européen n°2016/679 du 27 Avril 2016, vos données font l’objet d’un traitement mis en œuvre par le service et son délégué à la protection des données dont l’adresse e-mail est la suivante :
p.kassa@sante-travail-oyonnax.com.
1. Le site internet du CST Oyonnax
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du présent site internet, a pour finalité la gestion et la conservation de vos données, transmises via nos différents formulaires où sont collectées vos données d’identité et de contact (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail) ainsi que les données relatives aux adhérents du CST Région Oyonnax (n° adhérent, nom entreprise) :
- Formulaire de contact
- Formulaire d’inscription à une réunion d’information
- Formulaire de demande d’intervention ou de renseignements
2. Le portail santé travail du CST Oyonnax
Sur le portail santé travail dont tous les adhérents du service ont accès, sont récoltées les données de leurs sociétés ainsi que des informations concernant leurs salariés.
- La société adhérente : adresse de la société, numéro SIRET, TVA intra, code NAF, numéro de téléphone, mail, nom/prénom
- Les salariés : nom, prénom, date de naissance, situation de travail, N° Sécurité Sociale
3. Le portail intérim pour les agences d’emplois temporaires
Par le biais du portail intérim, le CST Région Oyonnax récolte plusieurs données personnelles sur les agences d’emplois temporaires adhérentes et les salariés qui y sont inscrits.
- L’agence d’emploi temporaire adhérente : raison sociale, adresse, numéro de téléphone, mail, nom/prénom
- Les salariés intérimaires : nom, prénom, date de naissance, situation de travail, N° Sécurité Sociale.
4. La collecte des données personnelles
Nous recueillons uniquement les données personnelles qui nous sont strictement nécessaires dans le cadre de nos activités statutaires de suivi en santé au travail.
Pour l’accomplissement de nos missions, nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles :
- Informations administratives, d’identification et de contact
- Informations relatives à l’emploi, à la formation et au poste de travail
- Situation personnelle et familiale
- Informations médicales en application de la législation en vigueur, dans le respect du secret médical (professionnels de santé) ou du secret professionnel qui s’impose à tous nos salariés y compris les membres de l’équipe pluridisciplinaire
- Informations sociales sous réserve du consentement des salariés pris en charge dans le cadre de la prévention de la désinsertion professionnelle
5. La finalité du traitement des données personnelles
5.1 Répondre à nos obligations légales et réglementaires
Nous utilisons les données personnelles recueillies afin de répondre aux exigences légales et réglementaires qui s’imposent à nous, notamment :
- l’organisation du suivi en santé au travail des salariés de nos adhérents ;
- la constitution d’un dossier médical en santé au travail par le médecin du travail ;
- la prise en charge sociale des salariés de nos adhérents ;
- les réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires dûment autorisées.
5.2 Exécution du contrat conclu avec nos adhérents et communication d’informations
Nous utilisons des données personnelles pour conclure et exécuter nos contrats, notamment pour :
- transmettre des informations relatives à notre offre de service ;
- valider les demandes d’adhésion ;
- assurer le suivi en santé au travail et nos autres actions de prévention pour les bénéficiaires finaux;
- réaliser les autres actions incluses dans notre offre en santé au travail, telles que les formations-sensibilisations, diffusion de nos publications (newsletter, plaquette d’information ou de prévention), actions thématiques… ;
- établir et adresser les éléments de facturation.
Les données traitées peuvent être agrégées en statistiques anonymisées à des fins d’enquêtes et d’études.
6. La durée de conservation des données personnelles
Ces données à caractère personnel ne seront conservées par le CST Région Oyonnax pour une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de traitement.
Nous conservons les données personnelles recueillies pour la durée nécessaire à l'accomplissement de nos obligations légales et réglementaires ou pour une autre durée définie en considération de la poursuite de nos intérêts légitimes, de l’exécution de nos engagements, du suivi et de la traçabilité de nos actions de prévention, du suivi de l’exécution du contrat d’adhésion, de nos contraintes opérationnelles et des réponses aux demandes des autorités judiciaires ou administratives.
Le dossier médical en santé au travail doit être conservé pendant une durée de 40 ans à compter de la date de la dernière visite ou du dernier examen du titulaire au sein du service (dans la limite d’une durée de 10 ans à compter de la date du décès de la personne titulaire du dossier).
Certains articles du Code du travail prévoient des échéances spécifiques :
- 50 ans après la fin de la période d’exposition à des agents chimiques dangereux (article R. 4412-55 du Code du travail) ;
- 40 ans après la cessation de l’exposition à des agents biologiques (article R. 4426-9 du Code du travail) ;
- 50 ans à compter de la fin de l’activité professionnelle impliquant une exposition aux rayonnements ionisants (article R. 4451-83 du Code du travail).
7. L’hébergement des données personnelles
Les données personnelles sont hébergées chez des hébergeurs de données de santé certifiés HDS et ISO27001, en conformité avec le code de la santé publique.
Le CST Région Oyonnax s’interdit de traiter, d’héberger ou de transférer l’ensemble des données collectées vers un pays situé hors de l’Union Européenne. Elles ne sont ni utilisées à des fins personnelles ni à des fins commerciales ou marketing.
8. Les droits conférés par le RGPD
En application de la réglementation en vigueur, les personnes dont nous recueillons les données ont les droits suivants :
∙ Droit d'information et d’accès : droit d’obtenir des informations concernant les traitements des données personnelles les concernant ainsi qu’une copie de ces données personnelles ;
∙ Droit à la limitation du traitement : toute personne peut demander que le traitement de ses données personnelles soit limité uniquement à ce qui est strictement nécessaire ;
∙ Droit de vérification et de rectification : toute personne peut demander la modification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
∙ Droit à l’effacement : à l’exception de certaines données concernant la traçabilité du suivi et des actions en santé au travail, il est possible de nous demander l’effacement des données personnelles dans les limites et conditions réglementaires en vigueur ;
∙ Droit d’opposition : à l’exception des données concernant la traçabilité du suivi et des actions en santé au travail, et sauf autre exception réglementaire, la personne concernée peut s’opposer au traitement de ses données personnelles pour des motifs liés à sa situation particulière ;
∙ Droit de retirer un consentement : en cas de mise en œuvre d’un traitement de données personnelles nécessitant un consentement de la personne concernée, celle-ci a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sous réserve de la réglementation en vigueur ;
∙ Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des données personnelles, applicables après le décès, dans la limite de ce qui est permis par la législation en vigueur ;
∙ Droit à la portabilité des données : lorsqu’il est applicable, il s’agit du droit, pour la personne concernée, de demander que les données personnelles qu’elle a fournies lui soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer directement à un tiers.
Les droits listés ci-dessus peuvent être exercés en contactant notre Délégué à la Protection des Données (DPO) comme indiqué ci-après, ou directement auprès de votre médecin du travail pour ce qui concerne l’accès à votre dossier médical ou la rectification de données administratives.
9. Contact
Toute demande d’information relative à cette politique de protection des données à caractère personnel et de la vie privée, ou de rectification, de suppression ou de modification ou quelque recours que ce soit concernant les données personnelles, devra se faire par écrit, en justifiant de votre identité, au Délégué à la Protection des Données du CST Région Oyonnax, à l’adresse p.kassa@sante-travail-oyonnax.com ou bien par voie postale à l’adresse : 305 Rue Pierre et Marie Curie, Bellignat, 01100 Oyonnax cedex.
